Neuf Etapes pour un Programme de Communication Efficace vers l’Employé.
1. Evaluer la situation. Afin de développer un plan ciblé qui ne repose pas sur du vide,nous commençons toujours par rassembler des données provenant de différentes sources ;notamment des entretiens en tête à tête avec des cadres, des sondages auprès des employés, des groupes de discussion, un examen du matériel de communication existant, etc. Les informations et points de vue ainsi récoltés sont ensuite utilisés pour mettre au point des messages-clé significatifs pour les employés, qui traitent des questions principales et permettent de construire un plan tactique qui utilise tous les canaux d’information appropriés.
2. Mettre au point un document de communication central. Ce document, établi par le management et faisant suite aux résultats de la recherche évoquée ci-dessus, sert de plate-forme pour toute la communication à venir. Il comprend à la fois des objectifs/priorités (c’est-à-dire quelques « réussites obligées »), les motivations du changement, les messages-clés à utiliser dans toutes les communications à venir, les attitudes souhaitées de la part des employés et tout autre concept fondateur. Pour obtenir les meilleurs résultats, il est crucial que le contenu de ce document central soit cohérent avec les messages externes diffusés auprès des médias, des financiers et de tout autre interlocuteur important, ainsi qu’auprès des employés.
3. Rallier les hauts dirigeants. Un des aspects les plus importants d’un programme réussi est de s’assurer que les principaux dirigeants en sont convaincus. Sans leur soutien et leur implication, l’initiative est vouée à l’échec. Le processus de « ralliement » commence par présenter et expliquer le document de communication central et de solliciter, pour finalement incorporer, les suggestions de ce groupe multifonction. A ce stade, il est aussi important de s’assurer que l’équipe dirigeante comprend son rôle dans le processus de communication et l’importance de son implication personnelle dans sa mise en oeuvre.
4. Impliquer les responsables et les supérieurs directs. De nombreuses fois, les études ont montré que ces personnes sont parmi les plus influentes dans une organisation. En les incluant régulièrement dans les discussions stratégiques sur les objectifs commerciaux, ils s’impliquent davantage dans les efforts de l’entreprise et impliquent donc davantage leurs employés. Nous recommandons d’établir un plan qui prévoit de parler souvent aux responsables directs, de leur fournir des formations et des outils et d’en faire votre premier canal de communication.
5. Initier un dialogue et non un monologue, avec les employés. Une organisation se met plus vite en mouvement si les employés jouent un rôle dans la réussite de l’entreprise. Faites-les participer en initiant le dialogue. Les employés qui sentent que leur voix compte sont parmi les plus fervents et les plus efficaces ambassadeurs d’une entreprise, à la fois en son sein et à l’extérieur. Proposez par exemple une communication à double sens qui permette aux employés de poser des questions librement (et d’obtenir des réponses honnêtes), échangez les bonnes idées (et mettez les en oeuvre dans toute l’entreprise) et formulez leurs préoccupations (et qu’elles soient traitées avec franchise). Il est crucial d’écouter les employés et de traiter leurs préoccupations de front.
6. Déterminer la bonne combinaison de canaux de communication. En général, la qualité doit primer sur la quantité quand il s’agit des canaux de communication d’une entreprise, surtout si le programme général comprend le juste équilibre de supports traditionnels et non traditionnels, des moyens formels et informels et des canaux à simple et double sens.
7. Mesurer et faire connaître les résultats pour stimuler le sens des responsabilités. Pour créer un dynamisme et répondre rapidement aux difficultés qui peuvent survenir, mesurez la progression par rapport aux « réussites obligées » et faîtes connaître les résultats aux employés. La progression peut être représentée visuellement par des graphiques ou des tableaux dans chaque site de l’entreprise et peut également être renforcée par des messages du PDG et des discussions entre responsables.
8. Etablir un système de récompense et de reconnaissance. Selon les psychologues du comportement, la formation, quoique importante, n’apporte des améliorations de résultats qu’à court terme, alors que la reconnaissance constante génère des améliorations beaucoup plus durables. Cela peut être fait formellement par des évaluations de résultats et des récompenses annuelles, et de façon informelle par des récompenses immédiates des supérieurs directs. Les critères doivent être établis sur des bases commerciales (ex : une augmentation de ventes, une réduction des dépenses, une qualité exceptionnelle de service au client, etc.), ainsi que sur les comportements souhaités de la part des employés (ex : le travail d’équipe, une communication ouverte, la flexibilité, le sens des responsabilités).
9. Garder le rythme et maintenir le flux de communication. Il n’y a pas de recette miracle pour faire d’une entreprise un succès du jour au lendemain ou pour renverser la tendance dans des situations délicates. C’est un marathon, pas une course de vitesse. Une communication efficace est une question de discipline, de discussions régulières qui abordent les questions et les problèmes avec franchise. Utilisez les messages et les canaux établis au début pour maintenir le flux d’information et poursuivre le dialogue. C’est en le faisant régulièrement que les employés auront une compréhension et une perspective claires et complètes, à partir desquelles ils pourront analyser les grands changements commerciaux, les annonces, les événements, et les informations.
1. Evaluer la situation. Afin de développer un plan ciblé qui ne repose pas sur du vide,nous commençons toujours par rassembler des données provenant de différentes sources ;notamment des entretiens en tête à tête avec des cadres, des sondages auprès des employés, des groupes de discussion, un examen du matériel de communication existant, etc. Les informations et points de vue ainsi récoltés sont ensuite utilisés pour mettre au point des messages-clé significatifs pour les employés, qui traitent des questions principales et permettent de construire un plan tactique qui utilise tous les canaux d’information appropriés.
2. Mettre au point un document de communication central. Ce document, établi par le management et faisant suite aux résultats de la recherche évoquée ci-dessus, sert de plate-forme pour toute la communication à venir. Il comprend à la fois des objectifs/priorités (c’est-à-dire quelques « réussites obligées »), les motivations du changement, les messages-clés à utiliser dans toutes les communications à venir, les attitudes souhaitées de la part des employés et tout autre concept fondateur. Pour obtenir les meilleurs résultats, il est crucial que le contenu de ce document central soit cohérent avec les messages externes diffusés auprès des médias, des financiers et de tout autre interlocuteur important, ainsi qu’auprès des employés.
3. Rallier les hauts dirigeants. Un des aspects les plus importants d’un programme réussi est de s’assurer que les principaux dirigeants en sont convaincus. Sans leur soutien et leur implication, l’initiative est vouée à l’échec. Le processus de « ralliement » commence par présenter et expliquer le document de communication central et de solliciter, pour finalement incorporer, les suggestions de ce groupe multifonction. A ce stade, il est aussi important de s’assurer que l’équipe dirigeante comprend son rôle dans le processus de communication et l’importance de son implication personnelle dans sa mise en oeuvre.
4. Impliquer les responsables et les supérieurs directs. De nombreuses fois, les études ont montré que ces personnes sont parmi les plus influentes dans une organisation. En les incluant régulièrement dans les discussions stratégiques sur les objectifs commerciaux, ils s’impliquent davantage dans les efforts de l’entreprise et impliquent donc davantage leurs employés. Nous recommandons d’établir un plan qui prévoit de parler souvent aux responsables directs, de leur fournir des formations et des outils et d’en faire votre premier canal de communication.
5. Initier un dialogue et non un monologue, avec les employés. Une organisation se met plus vite en mouvement si les employés jouent un rôle dans la réussite de l’entreprise. Faites-les participer en initiant le dialogue. Les employés qui sentent que leur voix compte sont parmi les plus fervents et les plus efficaces ambassadeurs d’une entreprise, à la fois en son sein et à l’extérieur. Proposez par exemple une communication à double sens qui permette aux employés de poser des questions librement (et d’obtenir des réponses honnêtes), échangez les bonnes idées (et mettez les en oeuvre dans toute l’entreprise) et formulez leurs préoccupations (et qu’elles soient traitées avec franchise). Il est crucial d’écouter les employés et de traiter leurs préoccupations de front.
6. Déterminer la bonne combinaison de canaux de communication. En général, la qualité doit primer sur la quantité quand il s’agit des canaux de communication d’une entreprise, surtout si le programme général comprend le juste équilibre de supports traditionnels et non traditionnels, des moyens formels et informels et des canaux à simple et double sens.
7. Mesurer et faire connaître les résultats pour stimuler le sens des responsabilités. Pour créer un dynamisme et répondre rapidement aux difficultés qui peuvent survenir, mesurez la progression par rapport aux « réussites obligées » et faîtes connaître les résultats aux employés. La progression peut être représentée visuellement par des graphiques ou des tableaux dans chaque site de l’entreprise et peut également être renforcée par des messages du PDG et des discussions entre responsables.
8. Etablir un système de récompense et de reconnaissance. Selon les psychologues du comportement, la formation, quoique importante, n’apporte des améliorations de résultats qu’à court terme, alors que la reconnaissance constante génère des améliorations beaucoup plus durables. Cela peut être fait formellement par des évaluations de résultats et des récompenses annuelles, et de façon informelle par des récompenses immédiates des supérieurs directs. Les critères doivent être établis sur des bases commerciales (ex : une augmentation de ventes, une réduction des dépenses, une qualité exceptionnelle de service au client, etc.), ainsi que sur les comportements souhaités de la part des employés (ex : le travail d’équipe, une communication ouverte, la flexibilité, le sens des responsabilités).
9. Garder le rythme et maintenir le flux de communication. Il n’y a pas de recette miracle pour faire d’une entreprise un succès du jour au lendemain ou pour renverser la tendance dans des situations délicates. C’est un marathon, pas une course de vitesse. Une communication efficace est une question de discipline, de discussions régulières qui abordent les questions et les problèmes avec franchise. Utilisez les messages et les canaux établis au début pour maintenir le flux d’information et poursuivre le dialogue. C’est en le faisant régulièrement que les employés auront une compréhension et une perspective claires et complètes, à partir desquelles ils pourront analyser les grands changements commerciaux, les annonces, les événements, et les informations.
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